Die Annex-11-Revision: Was der Entwurf für computerisierte Systeme im regulierten Vertrieb bedeutet

Der EU-GMP Annex 11 regelt seit über einem Jahrzehnt, wie computerisierte Systeme in der regulierten Arzneimittelwelt zu führen sind. Mitte 2025 haben die Europäische Kommission und die internationale Inspektoren-Kooperation PIC/S einen umfassend überarbeiteten Entwurf zur öffentlichen Konsultation gestellt – zusammen mit einem neuen Kapitel zur Dokumentation und einem völlig neuen Anhang zur künstlichen Intelligenz. Für jeden, dessen Geschäft auf einem validierungspflichtigen System läuft, lohnt der frühe Blick: Der Entwurf zeigt, wohin die Erwartung der Aufsicht in den nächsten Jahren läuft.

Dieser Artikel ordnet, was sich im Entwurf ändert, warum die Verschiebung der Schwerpunkte bemerkenswert ist – und warum das Thema den pharmazeutischen Großhandel betrifft, obwohl Annex 11 formal zum Herstellungs-Regelwerk gehört. Wichtig vorweg: Es handelt sich um einen Entwurf in Konsultation, nicht um geltendes Recht. Die hier beschriebenen Anforderungen sind eine Richtungsanzeige, kein Pflichtenheft mit Stichtag.

Was gerade passiert ist

Im Sommer 2025 hat die Europäische Kommission gemeinsam mit PIC/S ein Paket aus drei Dokumenten zur Konsultation veröffentlicht: die Revision des Dokumentationskapitels der EU-GMP-Leitlinien, die Revision von Annex 11 (Computerisierte Systeme) und – erstmals – einen eigenen Annex 22 zur künstlichen Intelligenz. Die Kommentierungsfrist lief über drei Monate und ist inzwischen abgeschlossen. Eine finale Fassung wird erst nach Auswertung der Rückmeldungen erwartet; einen offiziell bestätigten Termin für Veröffentlichung oder verbindliche Anwendung gibt es bislang nicht. Fachverbände rechnen mit einer Finalisierung im weiteren Verlauf und einer anschließenden Übergangsfrist – belastbar terminiert ist das aber noch nicht.

Vom schlanken Anhang zum Lifecycle-Regelwerk

Die auffälligste Änderung ist der schiere Umfang. Der bisherige Annex 11 ist ein knappes Dokument von wenigen Seiten. Der Entwurf wächst auf ein Vielfaches und ist in deutlich mehr Abschnitte plus ein eigenes Glossar gegliedert. Das ist kein Selbstzweck: Aus einer Sammlung von Grundsätzen wird ein Regelwerk, das den gesamten Lebenszyklus eines Systems adressiert – von der Beschaffung über den Betrieb bis zur Archivierung und Ablösung.

Bemerkenswert ist die Gewichtung. In der überarbeiteten Fassung treten Sicherheit, Identitäts- und Zugriffsverwaltung sowie der Audit-Trail in den Vordergrund – Themen, die in der alten Fassung nur am Rand vorkamen. Die klassische Computer-System-Validierung bleibt wichtig, ist aber nicht mehr der dominierende Schwerpunkt. Das spiegelt die Realität: Die größten Risiken für die Integrität regulierter Daten liegen heute seltener im Validierungsdetail als in Zugriffsrechten, Schnittstellen und Angriffsflächen.

Sicherheit wird zur Kernanforderung

Der größte einzelne Themenblock im Entwurf ist die Sicherheit. Cybersecurity wird nicht mehr als IT-Begleitthema behandelt, sondern als Kernanforderung der guten Herstellungspraxis. Der Entwurf erwartet belastbare technische und organisatorische Maßnahmen, um Risiken für GMP-relevante Daten zu erkennen und zu begrenzen – einschließlich eines geordneten Umgangs mit Schwachstellen, zeitnahem Einspielen von Sicherheitsaktualisierungen und einem definierten Vorgehen bei Sicherheitsvorfällen.

Eng damit verbunden ist die Identitäts- und Zugriffsverwaltung. Wer darf was, auf welcher Grundlage, und wie wird das nachgehalten? Der Entwurf macht aus dem, was bisher oft eine Rollen-Tabelle in der Systemkonfiguration war, eine eigene Disziplin: eindeutige Identitäten, nachvollziehbare Rechtevergabe, regelmäßige Überprüfung der Berechtigungen.

Audit-Trail und Datenintegrität

Der Audit-Trail bekommt im Entwurf deutlich mehr Gewicht. Die Anforderung bleibt im Kern, was sie war – jede relevante Aktion mit Nutzer, Zeitstempel sowie Wert vor und nach der Änderung nachvollziehbar zu protokollieren – wird aber präziser gefasst und stärker mit der Datenintegrität verzahnt. Die zugrunde liegenden Prinzipien sind dieselben, die der Beitrag zu ALCOA+ und Datenintegrität ausführt: Daten müssen zurechenbar, lesbar, zeitgleich, original und korrekt sein – und das über die gesamte Aufbewahrungsdauer.

Neu strukturiert sind außerdem das Datenhandling, die regelmäßige Überprüfung von Systemen, die Datensicherung und die Archivierung – jeweils als eigenständige Abschnitte. Das ist für die Praxis hilfreich, weil es Erwartungen sichtbar macht, die bisher zwischen den Zeilen standen: Ein System, das Audit-Logs nach kurzer Zeit überschreibt oder dessen Sicherungskonzept nie geprüft wurde, fällt im neuen Rahmen schneller auf.

Cloud und Dienstleister rücken in den Fokus

Zum ersten Mal adressiert der Entwurf Cloud-Dienste und externe Dienstleister ausdrücklich. Das ist überfällig: Ein erheblicher Teil regulierter Systeme läuft heute nicht mehr im eigenen Serverraum, sondern bei einem Anbieter. Der Entwurf formalisiert die Verantwortung für diese Konstellation – wer ein System betreibt, bleibt für dessen Konformität verantwortlich, auch wenn Teile davon ausgelagert sind, und muss die Steuerung des Dienstleisters dokumentiert nachweisen.

Für regulierte Betriebe heißt das konkret: Die Auswahl und Überwachung eines Software- oder Cloud-Anbieters wird selbst zu einem qualifizierten Prozess – mit klar geregelten Verantwortlichkeiten, vertraglichen Zusicherungen und einem Nachweis, dass der Anbieter die regulatorischen Erwartungen tatsächlich erfüllt.

Annex 22: der neue Anhang zur künstlichen Intelligenz

Parallel zur Annex-11-Revision führt das Paket erstmals einen eigenen Anhang zur künstlichen Intelligenz ein. Annex 22 ist bewusst knapp gehalten und behandelt KI als besondere Form eines computerisierten Systems: Wann ein Modell für einen klar umrissenen Zweck eingesetzt werden darf, wie es validiert und überwacht wird, wie Trainings- und Testdaten getrennt bleiben müssen und welche Rolle die Nachvollziehbarkeit der Ergebnisse und die menschliche Aufsicht spielen.

Für den Großhandel ist Annex 22 derzeit eher Hintergrund als Tagesgeschäft: Er zielt vor allem auf die Herstellung von Wirkstoffen und Arzneimitteln, weniger auf den Vertrieb. Wer aber langfristig plant, sollte ihn kennen – die Richtung ist klar, dass KI-gestützte Funktionen denselben Disziplinen unterworfen werden wie jedes andere regulierte System.

Warum das den Großhandel betrifft

Annex 11 gehört formal zum Regelwerk der guten Herstellungspraxis. Sein Maßstab für computerisierte Systeme strahlt aber direkt auf den Vertrieb aus: Die Leitlinien für die gute Vertriebspraxis verlangen für computergestützte Systeme im Großhandel sinngemäß dieselben Grundsätze, und Inspektoren legen an eine GDP-Warenwirtschaft vergleichbare Erwartungen an, wie sie Annex 11 für die Herstellung formuliert. Was der Entwurf jetzt anhebt – Cybersecurity, Zugriffsverwaltung, ein belastbarer Audit-Trail, die Verantwortung für Cloud und Dienstleister – ist genau das, woran auch eine GDP-Inspektion ein Warenwirtschaftssystem misst.

Praktisch bedeutet die Revision deshalb weniger einen Bruch als eine Bestätigung der Richtung: Wer heute schon auf ein System setzt, das Zugriffsrechte sauber führt, einen unveränderlichen Audit-Trail über die gesamte Aufbewahrungsdauer hält und dessen Anbieter seine Verantwortung für Betrieb und Sicherheit nachweisbar trägt, steht der kommenden Erwartung gelassen gegenüber. Wer dagegen mit Excel-Inseln, gewachsenen Rechtestrukturen und einem Audit-Trail arbeitet, der nie für die Inspektion gedacht war, bekommt mit dem neuen Annex 11 einen Maßstab, an dem genau diese Konstruktionen sichtbar werden.

Was jetzt sinnvoll ist

Solange die finale Fassung aussteht, ist Aktionismus fehl am Platz – aber Vorbereitung nicht. Drei Dinge lohnen sich schon heute. Erstens eine ehrliche Bestandsaufnahme: Bildet das eigene System Zugriffsverwaltung, Audit-Trail, Datensicherung und Archivierung als geführte Prozesse ab oder nur als improvisierte Lösung daneben? Zweitens ein Blick auf die Anbieter-Verantwortung: Wer betreibt das System, wer trägt die Sicherheit, und ist das dokumentiert? Drittens die Einordnung in die eigene risikobasierte Validierung – die Revision ändert die Logik nicht, sie schärft die Erwartung.

Wie eine Behörde diese Punkte in der Praxis abfragt, zeigt die Checkliste zur Behördeninspektion. Der größere regulatorische Rahmen für den Vertrieb steht im Leitfaden zur GDP-Warenwirtschaft.

Fazit

Die Annex-11-Revision macht aus einem schlanken Anhang ein umfassendes Regelwerk für den Lebenszyklus computerisierter Systeme – mit Sicherheit, Identitäts- und Zugriffsverwaltung und Audit-Trail als neuen Schwerpunkten, und mit Cloud und Dienstleistern erstmals ausdrücklich im Blick. Der parallele Annex 22 zeigt, dass auch künstliche Intelligenz künftig denselben Disziplinen folgt. Noch ist all das ein Entwurf. Aber die Richtung ist eindeutig – und sie deckt sich mit dem, was eine ernsthafte GDP-Aufstellung ohnehin verlangt. Wer sein System an dieser Erwartung ausrichtet, bereitet sich nicht auf eine künftige Vorschrift vor, sondern auf jede Inspektion, die schon heute stattfinden kann.