E-Rechnung 2025/2027/2028: XRechnung, ZUGFeRD und GoBD im pharmazeutischen Großhandel

Die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich wird in der Branche oft als reine Buchhaltungsfrage diskutiert. Das ist sie nicht. Für pharmazeutische Großhändler ist sie eine Architekturfrage — weil die Rechnung in dieser Branche kein isoliertes Dokument ist, sondern Teil einer regulatorischen Spur, die GoBD und GDP gleichzeitig bedient.

Wer die Umstellung als „neues Rechnungsformat" plant, stellt im Audit fest, dass ihm Chargenbezug, unveränderliche Archivierung und die Verbindung zum Warenwirtschaftssystem fehlen. Wer sie als Datenmodell-Frage versteht, hat danach ein besseres System als vorher. Dieser Beitrag sortiert die Stichtage, die zulässigen Formate und die Archivierungs-Pflichten — und beschreibt die pharma-spezifischen Anforderungen, die der Gesetzgeber bewusst offengelassen hat.

Die Rollout-Stufen kompakt

Das Wachstumschancengesetz hat den Rahmen gesetzt. Drei Stichtage strukturieren die Einführung:

1. Januar 2025: Empfangspflicht. Jedes inländische Unternehmen muss seit diesem Datum elektronische Rechnungen empfangen können. Eine Zustimmung des Empfängers ist nicht mehr nötig — wer eine E-Rechnung schickt, darf sie nicht abgewiesen bekommen. Diese Stufe ist seit über einem Jahr in Kraft.

1. Januar 2027: Versandpflicht für größere Unternehmen. Inländische Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro müssen ab diesem Stichtag elektronische Rechnungen ausstellen. Papierrechnungen sind für diese Gruppe dann nicht mehr zulässig.

1. Januar 2028: Versandpflicht für alle. Sämtliche inländischen B2B-Rechnungen müssen in einem strukturierten Format ausgestellt werden, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Übergangsweise zulässig bleibt das EDI-Verfahren, sofern beide Parteien sich darauf einigen und die Daten in ein normkonformes Format extrahierbar sind.

Ausnahmen gelten unter anderem für Rechnungen an Endverbraucher und für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro. Für den pharmazeutischen Großhandel sind diese Ausnahmen praktisch ohne Bedeutung — der Strom an Großhandelsrechnungen läuft vollständig in die Pflicht.

Die Formate: Was zulässig ist und was nicht

Die EN 16931 ist die europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung. Sie definiert das semantische Datenmodell — welche Informationen eine Rechnung enthalten muss, wie sie strukturiert sind, welche Geschäftsregeln gelten. Mehrere konkrete Formate setzen die Norm um:

XRechnung ist ein reines XML-Format ohne menschenlesbare Darstellung. Wer es öffnen will, braucht einen Viewer — die Finanzverwaltung stellt eine kostenfreie Variante bereit. Es ist für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber bereits seit einigen Jahren verpflichtend und im B2B zulässig.

ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ist ein Hybridformat: eine PDF-Datei mit eingebetteter XML-Datei nach EN 16931. Der menschenlesbare PDF-Teil und der strukturierte XML-Teil müssen inhaltlich übereinstimmen. Wichtig für die Praxis: Die Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen umsatzsteuerrechtlich nicht aus — sie sind als reine Buchungshilfen gedacht und enthalten im strukturierten Teil nicht alle Pflichtangaben. Zulässig sind die Profile BASIC, EN 16931 (Comfort) und EXTENDED.

Factur-X ist das französische Pendant zu ZUGFeRD und ebenfalls normkonform. Peppol BIS Billing kann zulässig sein, sofern die Datenstruktur EN 16931 erfüllt. EDIFACT und andere EDI-Formate dürfen nach einer Übergangsregelung weiter genutzt werden, solange sich Sender und Empfänger einigen und die geforderten Angaben in ein normkonformes Format extrahierbar sind.

Eine reine PDF-Rechnung ohne eingebettete strukturierte Daten ist seit Anfang 2025 keine E-Rechnung mehr, sondern eine „sonstige Rechnung". Sie ist während der Übergangsfristen für kleinere Empfänger noch erlaubt, im B2B aber spätestens ab 2028 nicht mehr.

Archivierung: Was die GoBD wirklich verlangt

Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen wurde auf acht Jahre verkürzt. Für E-Rechnungen gilt zusätzlich: Zumindest der strukturierte Teil muss in seiner ursprünglichen Form unversehrt und prüfbar vorgehalten werden. Die GoBD — die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung elektronischer Unterlagen — konkretisieren das. Vier Anforderungen sind für die Praxis entscheidend:

Originalformat. Die XML-Datei einer XRechnung darf nicht in ein anderes Format umgewandelt und nur in dieser umgewandelten Form aufbewahrt werden. Eine PDF-Konvertierung als alleiniger Speicher reicht nicht. Bei ZUGFeRD müssen sowohl die PDF-Datei als auch die eingebettete XML im Original erhalten bleiben.

Unveränderbarkeit. Das Archivsystem muss technisch sicherstellen, dass die Rechnung nach Eingang nicht mehr verändert werden kann. Eine Ablage im normalen Dateisystem ohne revisionssichere Mechanik erfüllt diese Anforderung nicht zwingend.

Maschinelle Auswertbarkeit. Bei einer Betriebsprüfung müssen die Rechnungen nicht nur lesbar, sondern maschinell auswertbar bereitstehen — mit Suche und Filterung nach Datum, Lieferant, Betrag und Steuerschlüssel.

Verfahrensdokumentation. Es muss dokumentiert sein, wie Rechnungen eingehen, geprüft, gebucht und archiviert werden — inklusive Verantwortlichkeiten und eingesetzter Systeme.

Für den pharmazeutischen Großhandel kommt die GDP-Aufbewahrung hinzu. Die GDP-Leitlinie verlangt, dass Aufzeichnungen mindestens ein Jahr über das Verfalldatum der Charge hinaus, keinesfalls aber weniger als fünf Jahre vorgehalten werden. Bei langlaufenden Chargen liegt diese Frist damit oft deutlich über der steuerlichen Vorgabe — und sie betrifft genau die Dokumente, die den Chargenbezug tragen.

Wo das Gesetz aufhört und Pharma anfängt

Die EN 16931 deckt den umsatzsteuerlichen Kern einer Rechnung ab: Aussteller, Empfänger, Leistungsbeschreibung, Mengen, Preise, Steuersätze, Zahlungsbedingungen. Sie kennt keine Charge, keine Pharmazentralnummer, kein Verfalldatum, keinen securPharm-Bezug. Das ist kein Versehen — die Norm ist bewusst branchenneutral. Für den pharmazeutischen Großhandel entstehen daraus drei offene Anforderungen, die jeder selbst schließen muss.

Erstens, der Chargenbezug auf Positionsebene. Die GDP-Leitlinie und die Arzneimittelhandelsverordnung verlangen Chargenrückverfolgbarkeit. Enthält die Rechnung diese Information nicht, muss ein separates Dokument — der Lieferschein — die Brücke schlagen, mit konsistenter Referenzierung und unveränderbarer Aufbewahrung. Die normkonformen Formate erlauben zwar Felder, in denen die Charge transportiert werden kann; gepflegt und konsistent gehalten werden müssen sie aber im System.

Zweitens, die Konsistenz zwischen Audit-Trail und Rechnung. EU-GMP Annex 11 verlangt, dass jede regulatorisch relevante Handlung mit unveränderlicher Spur dokumentiert wird. Eine Stornorechnung, eine Gutschrift, eine Korrekturbuchung — jede dieser Aktionen muss im Audit-Trail erscheinen und zur ursprünglichen E-Rechnung verknüpft sein. Werden Buchhaltung und Warenwirtschaft getrennt geführt, sind das zwei Datensätze, die manuell konsistent gehalten werden müssen. Ein brüchiger Audit-Trail gehört zu den häufigsten Beanstandungen einer GDP-Inspektion.

Drittens, die Rückrufkette. Bei einem Chargenrückruf muss rekonstruierbar sein, welche Kunden welche Mengen welcher Charge erhalten haben, mit Verweis auf welche Rechnung. Steht der Chargenbezug nur auf dem Lieferschein und ist die Rechnung getrennt davon archiviert, dauert die Rekonstruktion länger — und im Rückruf ist Zeit die kritische Variable.

Was Sie jetzt tun sollten

Die Empfangspflicht ist seit über einem Jahr in Kraft, die Versandpflicht für umsatzstarke Unternehmen ist nur noch wenige Monate entfernt. Drei Schritte sollten parallel laufen.

Rechnungsausstellung inventarisieren: An wen schicken Sie Rechnungen, in welchem Format, über welche Systeme? Wo werden heute noch reine PDFs oder Papierrechnungen ausgestellt?

Datenmodell klären: Wo in Ihrer aktuellen Aufstellung sitzt die Charge auf der Rechnungsposition? Lautet die Antwort „im Freitext" oder „auf dem Lieferschein, aber nicht auf der Rechnung", ist das eine Lücke, die geschlossen werden sollte, bevor die Rechnung elektronisch wird. Ob diese Lücke in einer Add-on-Architektur oder in einer Compliance-by-Design-Plattform entsteht, entscheidet, wie aufwendig das Schließen wird.

Archivierung prüfen: Speichern Sie XML im Original? Ist die Unveränderbarkeit technisch garantiert? Ist die Verfahrensdokumentation aktuell? Eine revisionssichere Archivierung lässt sich in den letzten Monaten vor dem Stichtag nicht improvisieren.

Fazit

Die E-Rechnung ist auf den ersten Blick eine Buchhaltungsaufgabe und auf den zweiten eine Systemaufgabe. Für den pharmazeutischen Großhandel ist sie eine Compliance-Aufgabe — weil sie an zwei Schnittstellen gleichzeitig sitzt: zum Finanzamt über die GoBD und zur Aufsicht über GDP und Annex 11.

Wer diese Anforderungen in einem Datenmodell und in einem Audit-Trail führt, erlebt die Umstellung als Verbesserung. Wer sie über getrennte Systeme mit mehreren Konvertierungen löst, hat danach ein neues Set an Findings, das vorher noch nicht da war. Den größeren Rahmen dazu zeichnet der Leitfaden zur GDP-Warenwirtschaft; wie ein Prüfer die durchgehende Spur abfragt, zeigt die Checkliste zur Behördeninspektion.